Projekte – Magisches Dreieck – Der Projektmanager

Projektmanagement (PM) geschah lange Zeit form- und dokumentationslos, denn das Projektwissen waren die Erfahrungen der Verantwortlichen. Erst im 20. Jahrhundert wurde dies systematisiert und daraus übergreifende Handlungsleitsätze und Verfahren entwickelt.

Projektmanagement ist heutzutage ein schillernder Begriff, der in den letzten Jahren eine erstaunlich inflationäre Entwicklung genommen hat. Als Definition dient die respektive DIN  69901 (Internationale Projektmanagementstandards):

Projektmanagement ist die „[…] Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, 
-techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, 
Steuerung und den Abschluss von Projekten.“

Spannungsfeld Projektmanagement: Das Magische Dreieck des Projektmanagements

Egal welches Projekt, die anfänglichen Verfahrensweisen als Projektmanager sind zunächst immer ähnlich, wozu die Definition von Stakeholdern und deren Erwartungen gehören (Projektumfeldanalyse), die alle nachfolgenden Handlungsimpulse strukturiert.

Bei dieser höchst komplexen Aufgabe sieht sich der Projektleiter mit einem Spannungsfeld in Form eines Dreiecks konfrontiert, das aus definierter Projektlaufzeit und Terminen, eingehegtem Kostenrahmen, sowie Qualitätsanforderungen an das Projektergebnis besteht, dem es in möglichst optimaler Weise gerecht zu werden gilt.

• Um den Termin zu halten, werden Ãœberstunden geleistet und zusätzliches Personal beschäftigt; dies erhöht die Kosten,
• Um bei einem gedeckelten Projekt die Kosten zu halten, werden Leistungen gestrichen; dies senkt die Ergebnisqualität,
• Um die Qualität des Projektergebnisses sicherzustellen, wird zusätzliche Zeit in Tests investiert und der Termin verschoben; dies erhöht Kosten und sprengt den Zeitrahmen.

Probleme lauern hier überall, viele Projektleiter haben mit dieser oder jenen Art von Problemen ihre Erfahrungen gemacht, denn: Ein Projekt ohne Problem gibt es nicht! Doch ist die Art des Problems entscheidend, ob ein Projekt an den Rand des Abbruchs kommt, oder dies durch Gegensteuerungstechniken wie Kompensation, Reframing usw. doch noch zum Erfolg geführt werden kann.

Das mit Abstand gravierendste Steuerungsproblem ist die Unklarheit von Inhalt und Umfang des Projekts. Wird hier falsch angesetzt, sind Planung, Ziele und Kostenrahmen zum Scheitern verurteilt. Der beste Projektleiter kann nicht helfen, wenn ständig die Grundlagen des Arbeitsauftrags neu definiert werden.

Wie im Fall des Berliner Flughafens eindrucksvoll demonstriert, ist gerade die nachträgliche Änderung dieser Parameter ein absolutes KO-Kriterium. Den Worten eines Verbandschefs des Berliner Baugewerbes folgend, waren die Einflussnahmen von Anfang an chaotisch: Es habe bereits zu Baubeginn des Berliner Flughafens nur ein Bruchteil der erforderlichen Ausführungs- und Projektpläne vorgelegen, der Rest war während des Baus „nachgeschoben“ worden, Benchmarking und Meilensteinplanung hatte de facto nur semantischen Wert.

Wissen und Kompetenz in einer Person: Der Projektmanager

Kompetenz- und Wissensbereiche des Projektmanagements

Das Projektmanagement, repräsentiert durch den (leitenden) Projektmanager, hat die folgenden Kompetenz- und Wissensbereiche abzudecken, die für Projektmanagement und  Projektdurchführung von höchster Bedeutung sind:

• Integrationsmanagement: Es wird die Integration des Projekts sichergestellt und koordiniert. Die Beteiligten werden definiert. Die Einhaltung von internationalen Projekt-Standards erleichtert dies erheblich
• Inhalts- und Umfangsmanagement: Ein Projektrahmen wird definiert und ständig angepasst. Dieser sorgt dafür, dass die gesetzten Projektziele erreicht werden und erfordert in der Vorbereitungsphase enorme Aufmerksamkeit. Gerät dies aus dem Ruder, kann das Projekt leicht scheitern
• Terminmanagement: Die Einhaltung des Zeitrahmens steht im Mittelpunkt und bindet alle beteiligten Zielgruppen einbinden
• Kostenmanagement: Zielt auf die Budgeteinhaltung ab. Hierfür ist der Kostenverlauf zu erfassen. Gegebenenfalls sind Gegenmaßnahmen einzuleiten
• Qualitätsmanagement: Projektspezifisches Qualitätsmanagement umfasst die Standardisierung von Prozessen, Dokumentation und Ergebnisse, sowie Maßnahmen.
• Personalmanagement: Betrifft die Zuordnung der Ressourcen nach Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten auf die Projektaufgaben, aber auch die Teamentwicklung
• Kommunikationsmanagement: Oft unterschätzt, doch nimmt häufig bis zu 50 % der Projektarbeit ein und schließt alle Beteiligten und Betroffenen ein
• Risikomanagement: Projektspezifisches Risikomanagement. Enthält Risikoanalysen, präventive Maßnahmen und Notfallkonzepte, insbesondere bei komplexen Projekten

Persönliche Anforderungen an den Projektmanager

Die Leitung des Projekts liegt beim Projektleiter. Er ist gegenüber dem Auftraggeber für das Projekt verantwortlich und berichtspflichtig. Daraus erwächst ein besonderes Anforderungsprofil:

Neben dem methodischen Können und Kompetenzen in Bereichen wie angewandtes Management, Produktwissen und BWL sind gerade die sozialen Fähigkeiten eines Projektmanagers wie Ausdauer, Belastbarkeit, holistische Denkweise sowie Kommunikationsfähigkeiten für den Projekterfolg entscheidend.

Einen guten Projektmanager macht weiterhin die besondere Fähigkeit aus, strategisch und vorausschauend zu denken, so dass er problematische Situationen antizipiert und idealerweise bereits vorab Gegenmaßnahmen einleitet.

Fehler vermeiden – eine Frage des Trainings

Projektmanagement beinhaltet komplexe Anforderungen an Wissen und Managementfähigkeiten, die weit über das übliche Maß des Betriebs- oder Prozessmanagements hinausgehen. Scheitert ein Projekt, sind die Kosten erheblich, der Auftraggeber ist blamiert und der Auftragnehmer nicht selten ruiniert.

Kurse am MANAGER INSTITUT beugen dem wirksam vor. Herausragende Praxis-Profis bereiten Sie auf die individuellen Anforderungen des Ihnen übertragenen Projekts vor und sorgen für nachhaltigen Projekterfolg.

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