Die fünf Generationen des Zeitmanagement – mehr Verantwortung wagen

geschrieben am: 24.07.2013 von: MANAGER INSTITUT

Zeitmanagement ist Selbstmanagement und Selbstoptimierung. Denn grundsätzlich ist in der heutigen reizüberfluteten Arbeitswelt die Zeit zu knapp und Aufgaben zu viele, um alle ordnungs- und termingemäß zu erledigen. Beherrschen Sie die fünf Generationen des modernen Zeitmanagements, so nehmen Sie Ihr Leben und Ihre Arbeit in die Hand: Mehr Selbstorganisation für mehr Verantwortung und bessere Performanz!

Zeitmanagement dient dem Gewinn an Handlungsfähigkeit

Zeitmanagement wurde zunächst entwickelt, um Wichtiges von Unwichtigem und Dringendes von Nachrangigem zu unterscheiden, zu organisieren und zu kontrollieren. Die Ziele sind ein besserer, effektiverer und nachhaltigerer Umgang mit der eng begrenzten Ressource Zeit, was zu höherer Produktivität und letzen Endes zu Gewinn an Handlungsfähigkeit führt.

Zeitmanagement unterliegt je nach technologischer, sozialer und wirtschaftlicher Entwicklung der Gesellschaft verschiedenen Herangehensweisen, denn als „troubleshooter number one“ hatte sie lange eher reaktiven als proaktiven Charakter. Man unterscheidet in der Management-Wissenschaft mittlerweile fünf Generationen des Zeitmanagements, die für spezifische Problemlagen entwickelt wurden und auch dort höchste Effektivität entfalten.

Zeitmanagement

Zeitmanagement

Erste Generation: Gedächtnishilfen

Verschriftlichung und schriftliche Strukturierung soll den Organisationsgrad der Arbeit erhöhen. Man spricht hier von Gedächtnishilfen und -stützen; dazu gehören vor allem Listen und Notizen. Diese recht wenig dynamischen Tools haben die Funktion, zu einer möglichst vollständigen, kurzfristigen Problemlösung beizutragen: Ist ein Element beseitigt, so wird es abgehakt – vorbei. Für Abarbeiter ist dieses Instrument gut geeignet, doch entspricht diese Arbeitsweise lange nicht mehr der modernen, hochkomplexen Arbeitswelt. Dies eignet sich für Anwendungen in eng begrenzten Feldern, wie z.B dem Aufräumen des Schreibtisch usw..

Zweite Generation: Zeitplanung

Zeitplanung der zweiten Generation betrifft die Planung und Vorbereitung von Ereignissen wie Meetings und Terminen. Organisationsplaner mit Zeitperspektive wie Terminkalender zur Ablaufplanung haben sich etabliert. Diese Tools erlauben etwas mehr Flexibilität, denn neue Termine können jederzeit ein- und nachgetragen werden. Doch wird der Mensch zum Getriebenen seines eigenen  Plans und verliert damit die Handlungsfähigkeit. Eine durchdachte Anwendung ist durchaus möglich, allerdings sollte man sich der Schwachstellen dieser Tools bewusst sein.

Dritte Generation: Prioritäten

Durch Prioritätensetzung und Zieldefinitionen wie z.B. nach dem bekannten Eisenhower-Chart können Werte, Ziele, Wege und Prioritäten miteinander Verknüpft werden und so Wichtiges von Unwichtigem, Dringliches von Nachrangigem usw. unterschieden werden. Allerdings nimmt Überblick, Kontrolle und Nachsteuerung oft viel Zeit in Anspruch und folgen ebenfalls einer linearen Logik. Trotz aller Schwachstellen aus dem Arbeitsprozess nicht wegzudenken.

Vierte Generation: Sinn und Zeit

Nicht die Geschwindigkeit und objektive Effizienz zählt hier, sondern das selbstbestimmte Leben als holistische Idee. Die Frage, warum etwas getan wird, steht im Zentrum der Aufmerksamkeit.  Nicht Dringlichkeit, sondern das subjektiv Wesentliche, welches jeder Mensch für sich selbst definieren muss. Zeitmanagement-Päpste wie Stephen R. Covey bieten eine Orientierung: Es handelt sich hierbei um grundlegende menschliche Bedürfnisse wie Leben, Lieben, Lernen und etwas zu hinterlassen. Die Zeitmanagement-Organisationsmethode, genannt Quadrant-II-Organisation, greift daher viel tiefer: Sie setzt an bei der Lebensphilosophie, definiert Rollen im Arbeits- und Privatleben, leitet daraus Ziele ab, definiert für begrenzte Zeitabschnitte (z.B. Wochen) Prioritäten. Ein Entscheidungsrahmen, der die nötige Flexibilität garantiert, schafft Praktikabilität für situatives Reagieren. Eine Feedbackschleife am Ende des Zeitabschnitts, die für Integrität und Reflexion sorgt, trägt zur Selbstoptimierung und Zielerreichung erheblich bei. Dieser aufwändige Ansatz, der dem kostenorientierten Nutzenmaximierer als einen Spezialfall betrachtet, ist eher eine Idee zur Lebensplanung, doch ist sie sehr wichtig: Denn jemand, der mit sich im Reinen ist, und einer Tätigkeit aus Überzeugung nachgeht, ist besser, schneller und effektiver.

Fünfte Generation: Eigendynamik

Für Gelehrte wie Jörg W. Knoblauch steht Beziehungsmanagement im Zentrum dieses Ansatzes, von dem gerne behauptet wird, er stelle eine eigene Generation des Zeitmanagements dar. Zeitmanagement ist danach vor allem Beziehungsmanagement, was bisher nur eine untergeordnete Rolle spielte. Der Ansatz ist eine Weiterentwicklung, die ebenfalls ontologisch stark von Bedürfnissen und epistemologisch vom Subjektiven, Konstruktiven ausgeht.

Zeitmanagement wird Selbstmanagement und hat sich vom Objektiven zum Subjektiven, vom ex-ante definierten (Effizienz im Arbeitsprozess) zum hermeneutisch-prozesshaften entwickelt. Ist Selbstmanagement stimmig, so werden auch im Arbeitsprozess enorme Motivationskräfte frei.

Eine Investition, die sich in jedem Falle lohnt, wie viele Experten bestätigen, gerade für die Arbeitswelt: Verschmelzen doch auch hierzulande Arbeits- und Privatleben zunehmend.

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Julia Auer am 26. Oktober 2013 um 10:09 Uhr

Dieser Artikel ist sehr interessant, vor allem in der heutigen hektischen Zeit steht Stress und Überforderung an der Tagesordnung. Ich denke, dass ein Seminar über Zeitmanagement sicher eine gute Investition ist, da gut strukturierte Arbeit viel effektiver und befriedigender ist als reines „drauflos arbeiten“. Es ist immer enttäuschend, wenn mein sein geplantes Arbeitspensum nicht erreicht obwohl man sein Bestes gegeben hat und sogar auf Pausen verzichtet hat. Und gerade aus diesem Grund ist Zeitmanagement so wichtig, um sich nicht wie eine Ratte im Laufrad zu fühlen.

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